Использование MindManager для динамической визуализации управления проектами

Использование MindManager для динамической визуализации управления проектами.

Большинство менеджеров проектов согласятся, что одна из самых больших проблем, с которыми они сталкиваются в своей работе, — это манипулирование большими объемами информации. Перегрузка от объема данных — это проблема, с которой могут столкнуться многие компании, и которая влияет на большинство рабочих мест в организации.

При управлении проектами информационная перегрузка может привести к появлению огромного количества показателей и переменных, которые могут замедлить прогресс или усложнить важные решения. Чем больше у вас данных, тем больше вариантов вы должны взвесить и тем сложнее быть уверенным в своих решениях.

К счастью, есть инструменты, такие как MindManager, которые менеджеры проектов могут использовать для решения этой проблемы, позволяя им более четко определять правильный выбор. Один из методов, который становится все более популярным, — это динамическая визуализация данных управления проектами.

Что такое динамическая визуализация управления проектами?

Визуализация динамического управления проектами — это практика, которая объединяет инструменты и методологии визуализации данных с традиционными средствами коммуникации, отчетности и управления задачами. Цель состоит в том, чтобы использовать передовые методы работы с данными и их визуального представления, а также включить их в традиционный рабочий процесс управления проектами.

Например, проекты обычно включают информацию, относящуюся к ресурсам, затратам, срокам и зависимостям задач (и это лишь некоторые из них). Это может оказаться огромным объемом информации, если вы попытаетесь сохранить всю ее в электронных таблицах или отдельных документах. Инструменты визуального управления проектами, такие как MindManager, позволяют вам взять всю эту информацию, сохранить ее в одном месте, организовать ее визуально и работать с ней таким образом, чтобы обеспечить лучшее понимание и направление.

Чем он отличается от традиционного управления проектами?

Руководители проектов уже используют множество различных визуальных подходов для отслеживания рабочих процессов. Некоторые из распространенных инструментов включают в себя:

• Диаграммы Ганта
• Структуры декомпозиции работ
• Диаграммы процессов
• Календари команд
• Организационные диаграммы

Хотя эти инструменты являются отличной отправной точкой, для эффективной работы с данными вашего проекта требуются более динамичные и гибкие функции.

Во-первых, эти инструменты не обязательно рассказывают целостную историю о статусе вашего проекта или его эффективности во время вашей работы. То есть, если вы не дополните их возможностью связывать и объединять все ваши данные из всех источников и не имеете возможности добавлять автоматическое форматирование и вычисления на основе правил, чтобы показать причину и следствие.

Во-вторых, существует проблема передачи статуса вашего проекта ключевым заинтересованным сторонам. Документы, подобные приведенным выше, часто не содержат всей информации, связанной с проектом, и обычно представляют собой застойные документы. В результате менеджеру проекта по-прежнему необходимо тратить время на измерение KPI вручную, сбор данных и создание длинных отчетов о статусе проекта для передачи результатов и прогресса.

У менеджеров проектов сегодня нет времени на эти длинные отчеты, и они должны принимать решения в тот момент, когда им доступны факты. Здесь может помочь динамическая визуализация управления проектами.

Каковы преимущества динамической визуализации ваших проектов?

Цель динамической визуализации управления проектом - представить вашу информацию как можно более полным и простым способом. Речь идет о создании простого в использовании и целостного обзора данных вашего проекта, который изменяется и адаптируется по мере продвижения вашего проекта. Это экономит ваше время и предоставляет ценные и самые свежие идеи на протяжении всего процесса, что невозможно с использованием традиционных методов.

Таким образом, основные преимущества динамической визуализации управления проектами заключаются в следующем:

• Это экономит ваше время.
• Это упрощает и централизует данные вашего проекта.
• Это показывает причинно-следственные связи при изменении переменных проекта.
• Это позволяет вам принимать информированные и своевременные решения.
• Это позволяет вам определить самые важные задачи и сосредоточиться на них.
• Это позволяет вам видеть риски и адаптироваться к ним до того, как они произойдут.
• Это позволяет сообщать показатели и прогресс в режиме реального времени.

Любой менеджер проекта скажет вам, что одна из самых сложных частей их работы — это жонглирование и адаптация ко всем изменяющимся переменным в проекте. Путем визуализации действий по управлению проектами и их централизации на единой платформе, работающей вместе с их командой, менеджеры по управлению проектами могут частично снять это давление.

Использование MindManager для визуализации управления вашим проектом

MindManager предлагает множество тем для управления проектами, которые помогут вам начать планирование и выполнение вашего следующего проекта. К ним относятся традиционные шаблоны управления проектами, которые мы вскоре рассмотрим, в том числе:

• Устав проекта
• Панели управления проектом
• Планы проекта
• Сроки проекта
• Отчеты о статусе проекта
• И многое другое…

Сами по себе эти шаблоны предлагают отличное начало для любого менеджера проекта, желающего организовать и отслеживать свои рабочие процессы. В сочетании с некоторыми более мощными функциями MindManager эти темы можно превратить в платформу для динамической визуализации управления проектами.

Вот лишь некоторые из возможностей MindManager, которые вы можете использовать для динамической визуализации вашего проекта.

• Пользователи могут составлять планы своих проектов с помощью интерфейса MindManager, а затем извлекать все соответствующие данные на карту из различных источников.
• Добавьте ссылки на веб-страницы, локальные файлы, документы SharePoint, электронные письма и т. д., чтобы объединить все данные вашего проекта.
• Добавляйте примечания и изображения к элементам проекта, чтобы обеспечить больше контекста.
• Добавьте ресурсы команды, сроки, зависимости задач, продолжительность задач и маркеры прогресса, чтобы назначать и отслеживать незавершенную работу.
• Добавляйте значения затрат и расчеты, чтобы отслеживать расходы и отмечать снижение объема работ.
• Создавайте эффективные правила условного форматирования с помощью SmartRules ™, чтобы наглядно показать влияние изменений на рабочий процесс вашего проекта. Это может включать в себя что угодно: от изменения цвета определенных элементов проекта на красный, если отмечен риск или пропущен крайний срок, до автоматического перераспределения ресурсов или добавления пользовательских тегов, если определенные требования не выполняются.
• Помечайте и фильтруйте различные элементы проекта, чтобы сосредоточиться на наиболее актуальной информации в любой момент времени.

Теперь, когда мы посмотрели, как функции визуализации данных в MindManager могут помочь вам динамически управлять своими проектами, давайте взглянем на некоторые из готовых шаблонов, которые вы можете использовать для начала.

Устав проекта

Это простая структура карты Устава проекта, которая поможет вам облегчить начало встреч и собрать всю необходимую информацию в одном месте. Вы можете получить информацию о проекте и назначить информацию о задачах после завершения стартовой встречи, чтобы построить динамическую карту проекта.

Панель управления проектом

Этот шаблон панели мониторинга проекта может служить вашим единственным источником достоверной информации о состоянии вашего проекта. Он включает в себя базовое отслеживание затрат и расчеты на данный момент, но его можно легко расширить, включив в него столько информации, сколько вам нужно. Использование условного форматирования и связывание данных проекта позволит создать более подробный обзор вашего проекта, который вы можете использовать в качестве платформы отслеживания для принятия решений.

Сроки реализации проекта

График проекта - отличный способ централизовать информацию о прошлом и будущем проекте, чтобы легко передавать соответствующие данные заинтересованным сторонам. Добавьте обзорную информацию и извлеките ключевые показатели эффективности из панелей мониторинга предыдущих проектов, чтобы создать живой исторический документ ваших проектов.

Это всего лишь три основных примера шаблонов визуального управления проектами, которые вы можете использовать в MindManager.

Второй и, вероятно, лучший вариант для опытных менеджеров проектов - создание динамических карт с нуля. Таким образом, вы можете создать желаемую структуру и добавить столько уровней автоматизации, сколько вам нужно для динамической визуализации и работы с данными вашего проекта.

Загружаемые шаблоны для визуализации данных из MindManager

Щелкните ссылки ниже, чтобы получить доступ к приведенным выше шаблонам. Нажмите «Меню» в нижнем левом углу окна браузера, а затем нажмите «Загрузить», чтобы получить копию шаблона. Откройте шаблон в MindManager, чтобы начать работу.

Шаблон Устав проекта
Шаблон Информационная панель проекта
Шаблон График выполнения проекта

Попробуйте MindManager для визуализации управления проектами

Если вы еще не используете MindManager и хотите узнать, что можно сделать для вашей деятельности по управлению проектами, возможно, вас заинтересует бесплатная 30-дневная пробная версия.