Организационные диаграммы: что это такое и как их использовать!

Вы когда-нибудь слышали, что картинка стоит тысячи слов? Это как нельзя лучше подходит к сегодняшней теме: организационные диаграммы. Вы можете потратить 20 минут на чтение иерархии или потока информации для организации или проекта, или вы можете потратить 10 секунд на просмотр диаграммы. Это то, что мы называем эффективностью.

Что такое организационные диаграммы?

Организационная диаграмма — это диаграмма, представляющая собой графическое представление структуры отчетности или реляционной иерархии, которая ранжирует ее части или позиции. Существуют также матричные организационные диаграммы и плоские организационные диаграммы, но для наших целей сегодня мы собираемся в основном сосредоточиться на иерархических организационных диаграммах, поскольку они являются наиболее распространенными и используются большинством организаций.

Организационная диаграмма может описывать структуру правительства, бизнеса или организации или может представлять различные элементы области знаний. Иерархическая организационная диаграмма использует нисходящий подход, разветвляясь по мере продвижения вниз. Но говоря простыми словами, это способ структурировать иерархическую информацию в удобной для восприятия форме.

Организационные диаграммы используются по многим причинам, и их можно структурировать по-разному. Вы можете использовать их, чтобы показать отношения одного человека к другому, одного отдела к другому или различных функций в организации. Организационные диаграммы могут служить многим целям, от инструмента управления до планирования проекта и справочника персонала.

Как использовать организационные диаграммы?

Ваша компания или организация может извлечь выгоду во многих отношениях из включения организационных диаграмм. Организационная схема может:

• Показать отношения отчетности или рабочие обязанности
• Помочь лидерам более эффективно управлять другими
• Помочь сотрудникам лучше понять, как их роль соответствует более широким целям организации.
• Улучшить общение между различными сторонами
• Создать визуальное представление каталога сотрудников
• Представлять другие типы информации, такие как бизнес-объект или иерархия данных

Организационная диаграмма также имеет пять основных назначений, которые немного пересекаются с преимуществами, перечисленными выше, но также могут добавить некоторый контекст. К этим пяти основным видам использования относятся:

1. Используется для отображения структуры управления.

Вы можете использовать организационную диаграмму, чтобы сразу увидеть структуру управления организации или другие организационные структуры, такие как отношения между компаниями с общими группами собственности.

2. Используется для отображения других организационных структур

Вы можете можно использовать организационную диаграмму для отображения других иерархий, например структуры владения бизнесом.

3. Используется как инструмент планирования.

Вы можете использовать организационные диаграммы для планирования и визуализации проекта или усилий по реорганизации компании.

4. Используется в качестве справочника для сотрудников

Вы можете использовать организационную диаграмму в качестве справочника для сотрудников, чтобы помочь им понять, кому они подчиняются, кто им подчиняется, и их большую роль в более широкой организационной структуре.

5. Используется в качестве каталога сотрудников.

Вы можете использовать организационные диаграммы для хранения другой информации или в качестве каталога сотрудников, включая имена, номера телефонов и адреса электронной почты.

Какие бывают типы организационных диаграмм?

Существует четыре типа организационных диаграмм:

Иерархически – функциональный нисходящий
Дивизионная структура
Матричная организационная схема
Плоская организационная схема

1. Иерархически – функциональный нисходящий

Этот тип организационной схемы является наиболее распространенным и представляет собой традиционную бизнес-структуру. Руководители высшего звена идут вверху, затем представлено высшее руководство, затем менеджмент среднего звена и так далее. Эти организационные диаграммы часто делятся на отделы продаж, маркетинга и ИТ. Они показывают роль каждого в организации, и все сотрудники сгруппированы по схожим ролям.

2. Дивизиональная структура

Организационная диаграмма подразделения представляет бизнес, организованный по линейкам продуктов или географическим местоположениям. Рассмотрим такую компанию, как General Motors, и то, как они могут создавать подразделения на основе каждого типа продукта, такого как седаны, спортивные автомобили, грузовики и внедорожники. Однако каждое подразделение может также включать свою собственную функциональную структуру, такую как продажи и маркетинг. Этот тип организационной диаграммы используется, когда подразделения независимы друг от друга.

3. Матричная организационная схема

Матричная организационная схема отражает компании, в которых вы можете разделить сотрудников на команды, где каждый сотрудник отчитывается перед двумя или более менеджерами, а не только перед одним. У каждого сотрудника может быть основной менеджер, но также и менеджер проекта, под руководством которого он работает. Этот тип организационной диаграммы облегчает лучшую коммуникацию и создает более гибкую рабочую среду, которая достаточно гибка, чтобы быстро изменяться, но она также может создать некоторую путаницу.

4. Плоская организационная схема.

Плоская структура организационной диаграммы не показывает каких-либо (или нескольких) уровней управления между руководителями и другими сотрудниками. Она направлена на расширение возможностей самоуправления и полагается на способность всех сотрудников принимать правильные решения. Чаще всего ее используют малые предприятия, но даже крупные компании иногда используют этот тип организационной диаграммы.

Как создавать организационные диаграммы

Организационные диаграммы - отличный ресурс, так как вы можете выбрать тип, который лучше всего подходит для вашей ситуации, и их можно адаптировать к вашим конкретным потребностям. При выборе типа организационной диаграммы следует учитывать множество факторов. Какую информацию вы хотите включить? Следует ли использовать иерархическую организационную диаграмму или другой тип? И так далее.

Создание организационной диаграммы - не сложный процесс, если вы определитесь со структурой. Основные шаги довольно универсальны, хотя многое будет зависеть от шаблона организационной диаграммы, который вы выберете. Вы можете создать его вручную, но зачем тратить время, когда оно вам не нужно?

Имейте в виду, что вам нужно найти хороший шаблон организационной диаграммы, который можно легко изменить или обновить, и мы дадим рекомендации позже в этой статье.

Примеры организационной диаграммы

Существует множество примеров организационных диаграмм, но давайте воспользуемся этим простым примером организационной диаграммы для отдела маркетинга.

В этой нисходящей структуре вы можете видеть, что директор находится на верхнем уровне, а менеджеры-на уровне ниже этого. Затем у вас есть разные сотрудники, которые отчитываются перед каждым из менеджеров, расположенных каскадом ниже. Это также дает краткое представление о том, как отдел маркетинга структурирован на команды и подгруппы.

Затем этот фрагмент организационной диаграммы можно было бы вставить в более крупную корпоративную организационную диаграмму, которая включает людей и отделы, которым подчиняется директор, и то, как они согласуются с другими командами в компании.

10 советов по организационной диаграмме для большего успеха

1. Постарайтесь разместить всю организационную диаграмму на одной странице. Используйте комбинацию горизонтального и вертикального расположения полей, чтобы по возможности втиснуть больше на одну страницу - что-то, что вы можете распечатать на одной странице или просмотреть без прокрутки.
2. Сгруппируйте людей с одинаковыми званиями в одну ячейку, а не выделяйте каждому человеку отдельную ячейку. Например, создайте блок программиста, а затем перечислите всех программистов в этом блоке.
3. Создавайте блоки одинакового размера и с одинаковым расстоянием между ними. Он будет выглядеть лучше, и его будет легче понять с первого взгляда. Конечно, если вы используете ячейки для нескольких человек, как в совете 2, это будет невозможно. Делайте промежутки между полями как можно меньше, чтобы на одной странице было больше. Если вы используете программное обеспечение для организационных диаграмм, оно, скорее всего, сделает это за вас.
4. Используйте боковые панели для помощников менеджера, чтобы отличить роль от подчиненных, которые подчиняются менеджеру.
5. Сначала укажите заголовок в каждом поле, а имя человека, выполняющего эту роль, - ниже. Названия должностей располагаются над названиями, чтобы обеспечить непосредственный контекст и сделать организационную диаграмму более понятной. Должности определяют организационную структуру, а не людей, занимающих эти должности. Если впоследствии вам понадобится, вы сможете легко изменить эти названия, сохранив при этом структуру.
6. Если у менеджера два разных названия, используйте два разных поля. Если вы используете совет выше, вы будете делать это автоматически. В небольших компаниях обычно один человек занимает две роли. Джон Смит может быть вице-президентом по маркетингу и вице-президентом по продажам, но в каждой роли под его началом работают разные люди. Это еще одна веская причина для организации диаграмм, основанных на позиции, а не на человеке.
7. Не сходите с ума от использования пунктирных линий; используйте их экономно. Используйте их только для демонстрации уникальных отношений, например, если у вас есть один помощник, работающий на трех менеджеров. Слишком много пунктирных линий, и ваша организационная диаграмма превратится в беспорядок. Если вы оказались в ситуации, когда вам нужно использовать много пунктирных линий, может быть лучше создать несколько организационных диаграмм.
8. Используйте программное обеспечение, которое может автоматически создавать вашу организационную диаграмму, импортируя данные из электронной таблицы. Убедитесь, что у вас есть столбец заголовка и столбец имени. Это не жульничество, но эффективно и, следовательно, умно. И Excel, и Google Spreadsheets сделают свое дело.
9. Создайте онлайн-версию своей организационной схемы с гиперссылками, которые предоставляют дополнительную информацию. Несмотря на то, что вы можете распечатать свою организационную диаграмму, все же рекомендуется отправить ее людям в вашей организации через Интернет. Вы также можете связать несколько организационных диаграмм вместе, вместо того чтобы создавать одну большую и очень сложную диаграмму. Это подводит нас к нашему последнему совету...
10. Разбивайте большие сложные диаграммы на более мелкие, более удобные для восприятия организационные диаграммы. Большая диаграмма громоздка и трудна для просмотра, что сводит на нет всю цель создания организационной диаграммы. И это еще одна веская причина иметь онлайн-версии; перейти к другой диаграмме намного проще, чем возиться с несколькими распечатанными документами.

Загружаемые шаблоны организационных диаграмм из MindManager

Щелкните ссылку ниже, чтобы получить доступ к приведенному выше примеру организационной диаграммы и пустому шаблону, созданному с помощью MindManager. Нажмите «Меню» в нижнем левом углу окна браузера, а затем нажмите «Загрузить», чтобы получить копию шаблона. Откройте шаблон в MindManager, чтобы начать работу.

Шаблон организационной диаграммы
Образец организационной диаграммы

У вас нет MindManager? Пробную полнофункциональную версию вы можете скачать с нашего сайта https://www.mindmanager.com/ru/.

Автор: Nicholas Mistretta.